年终岁尾,各单位都要撰写总结。怎样做到常写常新?要领有哪些?

作者:本站 来源:本站 时间:2021/12/7 16:34:21 次数:

总结的写作要领---岳海翔


总结不属于法定公文,但它是机关和单位最常用的一种实用文种, 有人称之为事务性文书。一个机关和单位可以不发决定,可以不写公告,但是不能不写总结。总结的使用频率非常高,它是一个机关和单位对前一个阶段、一个时期的工作进行回顾,找出经验和教训,把它上升为规律性的东西,用来指导下一步工作的深入开展。俗话说“总结就是改进”“总结就是提高”“向前看是为了向后干”等等,这些话道出了总结写作的真谛。


对于总结这个文种,究意应该怎么写?我们好多文秘工作者都感到头痛,很难令人满意,往往是“新瓶装旧酒”,今年的总结照搬去年的,明年的总结又是今年总结的翻版,甚至临时从网上拼装嫁接,这些作法都非常普遍。怎样把总结年年写出新意,确实难度也很大。对于总结,无论是综合性的总结,还是专题性的总结,它的结构一般都包括几个部分,但是最主要的是要写好成绩和经验这两个部分。其中经验是取得成绩的原因,成绩是经验所产生的结果。所以,总结的写作,一定要把反映规律性的东西,也就是经验,作为重中之重。实际写作中,要注意把握这样如下两要点:


(一)对经验的称谓可以是多种表述方式,例如“取得这些成绩,我们主要有以下几条经验”,或“我们的主要经验是”,引出下文;也可以用“做法”“体会”“步骤”“措施”“途径”“方式”“方法”,等等。


(二)在具体表述时,经验就是一种作法和观点,应当采取分列小标题的形式处理。例如《中共××县委组织部2020年工作总结》,在开头部分的概括性文字之后,主体部分集中从四个方面对县委在组织部2020年的工作情况进行了总结归纳,分别是:


1.“坚持‘选、育、管’一条龙,各级领导班子和干部队伍建设得到了加强”;

2.“坚持‘好、中、差’一起抓,党的基层组织建设得到了加强”;

3.“坚持‘管、帮、带’相结合,党员队伍建设得到了加强”;

4.“坚持‘德、能、勤、绩’并重,组织部门自身建设得到了加强”。


可以看出,这4个小标题的拟定非常精准到位,其中既有领导班子和干部队伍建设情况,又有党组织和党员队伍建设情况,还有组织部自身建设情况,可以说内容涵盖了组织部门工作的方方面面,非常完整和全面。在写法上,十分注重对各方面内容的提炼,所拟定的四个分标题精细工整,体现出了高超的概括提炼艺术。


具体而言,要想写好总结,需要注意把握以下几点要领:


1.找出规律,突出重点。总结的目的,就在于立足当前,面向未来,以便对下一步的工作认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳键有力。所以,总结的写作,一定要把带有规律性的认识,也就那些能够提示事物的本质、内在联系和有指导价值的东西,把它总结提炼出来。写总结,最忌讳的就是写成“流水帐”。所谓“流水帐”,即不讲主次,不分轻重,事无巨细,眉毛胡子一把抓,西瓜芝麻一锅端。解决这种“流水帐”的办法,就是要突出重点。所谓“重点”,就是指的事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体讲,就是本机关、本单位在工作中的主要经验和作法。比如:“贯彻党的国家方针政策上的成功之处”“指导工作开展的得力之法”“推动事业顺利进行的关键所在”等等,运用精当恰切的语言总结提炼出来,这些就是“重点”,一定要把它提炼出来。有了这些重点,就有了积累经验的宝库,它是达到认识彼岸的桥梁。那种“千年总结一个模样”的“通用总结”,即每到年底,把上一年的总结找出来,改改时间,变变数字,换换例子,在开头部分增加点新提法,就变成一篇新的总结,来应付领导,应付上级,这样的做法理应加以杜绝。


2.“功夫下在平时”。写好总结,最重要的一点就是要丰富地占用材料。俗话说,“巧妇难为无米之炊”,说得就是这个道理。一定要把积累材料的功夫下在平时。那种临总结现抱“佛脚”,现给下属打电话要例子,这种作法是行不通的,也是不可取的愚蠢之举。在实际工作中要注意在实际工作中要注意突出两头:首先,是吃准上头。比如:对党和国家方针上出现的新的动向和新的调整,要注意留心,要注意学习;还有,上级机关和单位对本级机关工作上的一些新的提法和新的要求,要注意积累。再有,本级机关、本单位的各位领导特别是主要领导,在工作过程当中,走着、遛着,随时随地、随口而出的一些观点、见解、看法、主张、评价等等,一定要留心,随时捕捉,记录下来。同时,要吃透下头。下级机关和单位有关工作上的一些变化和动向,所出现的一些新的问题和苗头,还有下级机关和单位出现的一些典型人、典型事,都要加以留心;另外就是本级机关,本单位的干部职工、下级机关单位的干部职工和基层广大群众,在实际工作中对某项工作的看法,一些观点,或者一些闪光的火花式的语言,都要加以留心。积累的方法是看到就摘、听到就记,越记越熟悉、越记越丰富。既有上情,又有下情,这样在写总结的时候就有了丰富的养料,写起总结来就会如轻车熟路,很快就把总结写好。否则,在写总结的时候,现抱“佛脚”,“先搭架子后填肉”,这样临时拼凑、填充起来的“总结”势必空话连篇,言之无物。


3.“磨刀不误砍柴功”。这也是一条重要的行文经验、写作经验。当我们正式接受了写作总结的任务之后,大家注意切不可急于求成、匆忙上阵动笔,而应当先在脑子里把所积累和占用的材料进行一番系统地整理和思考,进行思维加工,把这些零碎的、感性的材料,上升为系统的、理性的材料。然后,再列个提纲,做一个书面“设计”。待上述准备任务完成后,再下笔进行写作。从时间上来看,好像这样做占去了不少时间,不太划算,不如接到任务后马上动笔来得快。其实不然,前者由于经过较为充分的思考,观点找得准、材料选得精、结构思路清,这样写出来的总结一般不会出现较大的返工;而后者由于属于匆忙上阵,缺乏充分的思考,不但写起来“缺胳膊少腿”,而且由于“怀胎”的月份不够是个“早产儿”,所以常会出现较大返工,甚至被领导推倒重来,这样的总结不仅质量不高,而且事倍功半,耽误时间,影响效率。所以讲,“七分想、三分写”,是快速成文的一条重要经验。俗话说,“磨刀不误砍柴功”,说得正是这个道理。


4.“不要十步九回头”。当我们按照提纲正式动笔写作时,一开始不要过多地注意考虑文字表达方面的技巧。俗语讲得好:“抛砖引玉”“难能可贵的第一稿”,是很有道理的。要以“以小卒子过河直攻向前”的精神,跑步向前把初稿铺就出来。这也就如同盖大楼一样,先把框架围起来,然后再精雕细琢。俗话讲“有了骨头不愁肉”,框架搭好之后,再修修补补、抹灰压缝,“齐不齐,一把泥”。写总结也是这样,要在“冲”出初稿之后,再进行修改、推敲、润色,最后使之成文。总之,千万不要写写停停,停停改改。那种“十步九回头”式的做法,写了改,改了撕,撕了改,边写边改,边撕边改,不但耽误时间,还会引起思维上的烦躁,另外还会扰乱预想的安排。所以说,起草总结的时候,应当如同行军打仗中的“冲锋”,要讲究一气呵所成,宜粗不宜细;而在修改稿子时则要精雕细刻,恰似“绣花”,宜细不宜粗。


5.行文要规范。因为总结不是一个法定文种,加之它的行文属性是“中性”,所以在上报或下发的行文过程中,应当采取复体行文的方式,即从法定公文文种当中选择“报告”和“通知”做“文件头”,载运着“总结”,分别向上或向下行文,切不可“天马行空、独来独往”,这是总结(也包括其他常用事务性文书)行文的独特方式。但是,“总结”虽然紧随“文件头”运行,但它并不属于“附件”,而是正文的组成部分,因此不能在“文件头”的正文结束后标识“附件:******总结”;而且还要注意的是,即使“文件头”部分已经有了发文单位署名,有了成文日期,有了印章,但在总结的落款处也仍应标识发文机关署名、成文日期,并加盖机关或者单位的公章,以示负责,这点一定要注意规范。